在很多人的印象中，档案管理的工作既繁杂又无趣，每天“泡”在档案里，对各个部门和个人生产的各种文件、资料等信息进行收集、整理、分类、归档、编目等。有时候，因为档案记录的错误或者其他原因，导致档案缺失，还要花费很长的时间去进行档案的查找等工作，十分的伤脑筋。

但其实，只要用对了方法，档案管理是一件既简单又有趣的工作。

1、档案管理工具

大部分档案管理员认为档案管理很复杂的原因是，他们缺乏纸质档案管理的工具。

一个公司在飞速发展的同时，必然会产生越来越多不同种类的档案资料，档案管理员们需要花费大量的时间和精力，将这些档案资料进行分类、整理、归档和编目，但过于庞大的档案资料会使档案在使用时，受到查找、资料不全等因素的局限，使档案无法发挥出它应有的作用。

东方信腾自研的RFID档案库房管理系统，通过RFID标签技术，为所有入库纸质档案设置“号码牌”，同时将档案录入到系统中，实现纸质档案的电子化管理。

这种方式可以有效的提高档案搜索的效率，同时，同步定位档案的在库位置，让档案查找更轻松，高效的档案工作能够更好地服务于公司各项工作，让档案发挥出应有的价值。

RFID标签功能还能够很好的监控档案的在库信息，每一条出入库信息都可以在系统日志中进行查询，监控档案的去处，保证档案的安全。

不过这套RFID档案库房管理系统只适合纸质档案的管理。

在信息化飞速发展的时代，电子档案资料越来越多，对于电子档案资料的管理也面临着与纸质档案相同的问题。

东方信腾针对电子档案研发的电子档案管理系统，结合了对纸质档案管理系统的优势，在电子档案管理系统中创造性的引进了“标签”功能，实现电子卷宗内容可检索、卷宗可标记，让查找档案更快捷。

云端浏览模式解决了困扰企业多年的“信息孤岛”问题，档案与 OA一体化应用的功能，充分发挥了档案资料的使用效率，满足了各级档案业务人员数据实时交互的共享需求。节省了大量的资源，大大提高了档案员工的工作效率，也让各部门对于档案资源的运用更方便快捷。

2、案例分享

简单的描述可能不能看到使用工具的意义，让我们通过一则案例来发现工具的价值吧！

某建筑公司近期接到了一个新的政府项目，需要借鉴公司之前一些项目的档案资料，但由于公司的项目繁多，且每个项目接手人都不一样，档案资料文件保管分散，许多资料由于没有及时的归档，目前处于缺失的状态，档案资料查找起来十分的困难，这也让公司的管理人员下定决心进行档案管理。

这样的档案管理状态对于公司来说确实是一件头疼的事情，但是对于拥有丰富档案管理实战经验的东方信腾来说，却是很好解决的问题，问题的关键就在于使用档案管理工具。

我们将该公司的所有纸质档案进行了统一的整理入库，并使用RFID档案库房管理系统，为所有档案印上标签，让它们拥有自己的身份证，达到实时跟踪档案的目的。需要使用档案时，只需用软件进行快速定位，就能实时找到档案的位置。通过软件中的日志还能查看档案的在库状态，不用为了查找已经借出的档案而花费大量时间。

之后，将所有的纸质档案进行数字化处理，并用电子档案管理系统，对所有的电子档案进行分类管理，将同类目的档案归总到一起，方便后期的管理与使用。用使用电子档案来替代纸质档案，能够帮助纸质档案保存更久。同时，电子档案能够支持多人同时浏览，极大限度的提高了档案的使用价值。支持与OA办公系统的无缝衔接，通过钉钉就可以实时分享档案，让公司各部门的合作更简单高效。

通过利用这两套档案管理系统，该公司解决了纸质办公造成的服务信息记录混乱、保存困难等问题，同时清晰地档案规划与管理，让该公司省去许多后顾之忧。

“档案管理只有与时俱进，利用优 秀的工具，才能发挥出它应有的价值。”该公司的管理人员如是说，“档案管理还是要找专业的档案管理公司！” 

想让繁杂的档案管理工作变得简单，可以拨打我们的咨询服务热线：400-801-8050