信息化时代的企业档案管理存在哪些问题？

利用科技手段，对传统的纸质档案进行电子信息化管理，不仅能够提高档案的利用率，还能够更好地将纸质档案进行保存，延长其寿命。但随着电子信息化进程的推进，在使用科技手段进行档案管理的过程中，出现了新的问题与挑战。

在东方信腾16余年的档案管理生涯中，共服务了三千多家政企事业单位，根据多年的服务经验积累，总结出了常出现的几点电子档案管理方面的问题：

1、异地浏览与兼容性问题

随着公司发展壮大，许多公司发现之前购买的电子档案管理软件在某些需求上，已经无法满足自身企业的发展所需。例如：某铁路建筑公司近两年因发展原因在全国范围内建立了多家分公司，为了使全国分公司可以更加方便、快速地调取档案资料进行学习和利用，决定将原有的电子档案管理软件进行升级开发，增加异地浏览功能，并与公司的OA软件系统进行衔接，以适应公司业务发展的需要。但在实施的过程中却发现，软件系统版本过于老旧，无法进行迭代升级，也无法实现与其他软件的兼容性问题。

我们根据该铁路建筑公司目前的电子档案管理需求，为其定制开发了一套只需用浏览器就能开启的电子档案管理软件，档案管理员可为全国分公司设置专属登录账号，利用浏览器打开电子档案管理软件，登录专属账号，就可以浏览该账号权限下所有的档案资料，实现档案资料的异地浏览。

东方信腾电子档案管理软件页面示例

系统开放的API接口为之后系统的迭代升级、与异构系统对接开发提供方便与可能。在企业对于软件系统有了更高的要求时，不必再为了更新系统软件，而花费时间和精力去重新购买适合的电子软件版本，也不必承担因重新录入、整理电子档案的数据而导致档案资料的遗失等问题。

这套东方信腾自研的电子档案管理系统兼容信创安可环境，支持国产化硬件生态，可以与钉钉等办公流程无缝衔接，一次登录，流程共享。极大地方便了铁路建筑公司员工对于档案资料的查看、学习和利用，充分发挥了档案资料的使用效率，满足了全国各分公司对于各种案件数据实时交互的共享需求。

2、数据安全和隐私问题

随着科技的迅猛发展，电子档案资料数据很容易受到网络攻击和数据泄露。公司需要确保其数字档案经过加密、定期备份，并通过访问控制进行保护，以防止未经授权的访问，导致公司重要数据泄密。对于档案数据安全和隐私要求极高的某政府机构，每天都会有大量的重要档案资料进出，这些档案资料，小到个人隐私，大到国家的核心机密，一旦泄露出去，对政府机构来说，都是巨大的安全隐患，甚至是无法估量的损失。

东方信腾作为档案行业少数拥有国家保密局颁发的涉密甲级资格证书资质的专业档案管理公司，在档案数据安全方面有着独具优势。为该政府机构定制开发的电子档案管理系统通过以下几点进行档案数据的安全和隐私保密。

1

访问控制

通过访问控制可以限制用户访问档案信息数据的权限，只有授权的用户才能访问电子档案，从而保证档案信息数据的安全性和隐私性。

2

安全审计

电子档案管理软件系统可以记录和审计档案信息数据的访问和操作记录，帮助企业及时发现和防范安全事故，保障档案信息数据的安全和隐私。

3

系统备份

电子档案管理软件系统可以进行系统备份，保障档案信息数据的完整性和可靠性，保证数据不会因为硬件故障或其他原因而丢失。

3、软件使用问题

一般的电子软件管理系统，都需要公司聘请专业的档案管理技术人员，来实施和管理电子档案管理系统。对于没有内部 IT 专业人员或资源的公司来说，这可能是一个不小的挑战。某大型三甲医院中，基本上所有的医生、护士、工作者都需要使用医院的电子档案管理软件，对于电子档案管理软件的第 一要求就是简单易懂、方便使用。

根据该医院需求，我们为其定制开发的电子档案管理软件，操作简单、直观，操作人员只需要进行简单的基础培训就能直接使用。系统支持通过字段模糊搜索、精 确查找、组合字段查找以及全文检索等方式，对所需要的档案材料进行综合利用，方便操作人员进行档案的搜索查看，同时系统支持如今大部分主流格式文档（图片、视频、PDF、WORD等）的在线浏览，满足不同的文件处理需求，使不同岗位的工作人员工作更加轻松和高效。

东方信腾电子档案管理软件页面示例

东方信腾的电子档案管理软件不仅在搜索查看方面操作简单方便，上传档案资料也是非常地容易上手。档案管理员可以按照档案的类型、主题、日期、档案状态、档案重要性等方式进行档案分类，上传档案资料的操作人员只需要根据档案资料的划分类别，将档案上传到指定类目中即可。清晰地划分可以让档案使用起来更加地轻松，提高工作效率。

东方信腾基于档案管理服务领域多年的经验积累，对于档案管理上的诸多问题都拥有丰富的解决经验与技巧，依托于这些经验与技巧，自研的电子档案管理软件一直在不断地优化更新，用先进的科技手段与前沿的服务理念，为用户按需求进行定制开发，力求满足用户的个性化需求，达到良好的用户体验。

如需定制电子档案管理软件，可拨打服务热线：400-801-8050