随着现代科技的发展，档案数字化的普及，关于电子档案是否可以取代纸质档案的讨论喧嚣不止。本文就目前电子档案与纸质档案各自的优劣势进行探讨，思考两者长期并存的可能性与发展趋势。

纸质档案是以纸张为媒介记录信息的档案，它具有独特的原始性、安全性、利用的直接性和凭证作用的价值。

1、原始性。档案具有原始性，这是档案和其它文献的根本区别所在，而纸质档案完美体现了档案这一本质特征。

2、安全性。纸质档案相对于电子档案来说，不管是保密安全性还是保证信息的真实安全性，都更胜一筹。纸质档案形成后，原件中的内容和形成的特征不会发生变化，保证了档案信息的真实安全性。在保密方面纸质档案更容易保守秘密，只要看住档案不丢失、不传递便能做到，且是保守档案的秘密信息。另外，纸质档案相对电子档案来说，如果保管妥善的话其保存时间更长。

3、利用的直接性。纸质档案的利用，无需借助任何辅助手段，只要拿到档案文件，即可直接利用，使纸质档案和利用者之间没有任何障碍。

4、凭证作用。纸质档案是以符合证据性要求而产生并得以保存的，它的真实性是作为凭证作用的根本原因所在。

电子档案是指利用计算机技术形成的，以代码形式存储于特定介质（如磁带、磁盘、光盘）上的档案。作为高新技术的产物，电子档案具有独特的信息可变性、信息共享性、信息复用性、信息传递快捷性等特点。

1、信息可变性。电子档案由计算机进行处理，省去了传统档案工作中的立卷、归档、分类等环节，节省了档案整理的时间和人员投入。同时电子档案的可操作性非常强，使用者可以通过计算机操作，将电子档案进行分类、统计、打印......将这些档案信息灵活运用，让它们为自己的各种需求服务。

2、信息共享性和便捷性。电子档案可以不限时间、地点、空间，实现线上共享，打破了纸质档案信息共享的局限。一方面方便使用者对档案文件进行查看，另一方面也方便了管理者对档案资料的管理。

3、信息的复用性。对电子档案的重复利用不会损坏档案信息内容，这就使档案的可利用性大幅增加，有效提高了办公效率。这也是纸质档案无法实现的。

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1、电子档案与纸质档案同步归档

由于电子档案所具备的法律效力尚不明确，而且自身有一些缺陷，为了避免造成不可挽回的损失，在电子档案归档保存时，可以对同一类容的纸质档案一并保存，纸质档案具备的长久保存和真实可靠的优势，电子档案有检索速度快、存储密度小的优越性能。这就决定了纸质档案和电子档案必须共存，并且同步发展和管理。

2、在档案管理中为二者建立紧密的联系

电子档案和纸质档案相结合的方式能够更加有效地保管和利用档案内容，为了能够把两者配合使用，应当在两者之间建立相应的联系。

在档案的日常管理中，管理人员应该对视情况对部分需要持久，保存且对人们生活和工作有着重要影响和意义的部分进行电子扫描，将其转化为电子文件，以供日后便捷查阅；同样，对珍贵的电子档案，应在将其科学保存的同时转化一套纸质档案，避免日后出现由于不稳地造成的档案损坏。

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总而言之，信息化时代，档案管理人员应该看清时代变化的趋势，科学分析电子档案和纸质档案各自的优势和区别，不要盲目追求潮流，舍弃传统的纸质档案的优势。而是应该将电子档案和纸质档案有机的结合起来，全面综合的对二者进行管理。

东方信腾档案管理有限公司，立足档案行业16余年，在纸质档案保存与电子档案保存方面有着丰富的实战经验。全国范围内拥有总面积18万平方的国家标准纸质档案存放基地，为纸质档案的安全保管、延长其寿命保驾护航。同时为满足档案管理者对于纸质档案与电子档案共存共用的需求，自主研发的电子档案管理系统以及智慧型档案馆（室）综合解决方案，为管理者提供线上线下综合管理服务，做到线下纸质档案与线上电子档案同步归档保存与使用，并在系统中将二者紧密联系起来，发挥出两者独有的优势与价值，将档案变成“会说话”的数据。为档案管理者解决档案管理方面的难题，并极大程度的提升档案的使用价值，提高工作效率。

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