2017 年，中国共产党十九大报告中首次提出要建设“智慧社会”，智慧档案馆作为“智慧社会”建设与发展的重要组成部分，《“十四五”全国档案事业发展规划》把智慧档案馆列为我国档案馆发展的新方向和重要建设目标。

01 数字档案馆与智慧档案馆的区别

在认识方面，多数人认为数字档案馆建设就是智慧档案馆建设，把二者概念混淆。事实上，二者有着很大的区别。

数字档案馆是以二进制编码的数字方式存储、处理馆藏信息，以计算机为管理手段，以网络传递为利用方式的一种档案馆。档案馆数字化就是把纸质文档通过扫描、录入信息到计算机数据库中，以计算机存储档案信息。

智慧档案馆不仅仅是电子信息储存管理，仅仅使用了物联网、云计算等还不能叫做真正的智慧档案馆。智慧档案馆是一个综合管理和控制体系，包括纸质档案储存管理，电子档案储存管理等多个板块的内容。运用云计算、物联网、互联网、自动控制等多项高新技术，目的是提高档案管理与档案馆运行效率和服务水平。做到实体档案、电子档案的综合性管理与利用开发。

东方信腾智慧档案馆系统界面截图

02 智慧档案馆建设的特点

1、资源的多元性

智慧档案信息主要由原始电子档案、档案数字化成果、经济社会运行、体信息、网站信息、非物质文化信息等一系列档案组成，智慧档案资源既可以让用户感知并获得档案内容信息，满足利用需求。还能让管理者感知并获得档案管理信息，协同处理档案业务工作。

2、全面感知

智慧地识别、提取、整合和应用档案信息；感知档案管理状况，实现对档案管理状态的智慧监控、评估和处置。

3、综合处置

对档案实体与内容信息、档案实体信息与建筑物管理信息进行综合分析，及时反映档案管理状况，为提高档案管理工作的效率提供可视化、量化的数据支撑和智慧支持，实现档案实体、档案信息、档案管理环境的一体化管理和互动管理。

具体地说，智慧档案馆具有较强的数据处理能力，能实现档案数字化、移交批量、存档、智慧分类、统计等功能，解决了档案人员档案查询、盘点的难题。智慧档案馆通过系统平台与相关设备连接，实现环境质量检测、温湿度、氧浓度自动调节、智慧通风、杀毒灭菌、智慧门禁系统、24小时视频监控、火灾报警系统等智能服务，与传统档案馆相比，智慧档案馆的安全性更高，同时还可实现智能监控，无人值守。

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东方信腾作为行业内为数不多的，在档案行业智慧化转型的初期，就开启自主研发智慧档案馆建设的档案管理服务公司，于2022年正式推出新一代智慧型数字档案综合管理平台。

该平台以国家档案局各项规范和标准为指引，本着科技为档案管理赋能的理念，以公司多年累积的档案管理服务行业经验为基础，将互联网技术、物联网技术、云计算、软件工程技术融合到档案管理的实践中来。

东方信腾智慧型数字档案馆（室）综合平台主要有三大核心系统：电子档案管理系统、RFID档案库房管理系统、库房环境控制系统。

1、电子档案管理系统

可直接通过系统实现电子档案的档案采集、综合利用、在库管理、借阅管理、鉴定处置、统计分析等多方面管理。

系统支持自定义档案门类，不管是文书档案、会计档案、工程档案还是合同档案，通过自定义设置，批量导入系统，就可以轻松整理归类。

系统支持全文检索，还可通过字段模糊搜索、组合字段查找等方式帮助用户快速锁定档案线上线下的位置，精准定位，提高信息检索的效率。系统支持目前大部分主流格式的在线浏览及连续浏览，极大的改善了用户线上的阅读体验和使用感，为用户进行档案资料对比和分析提供有效帮助。

电子档案管理系统还可进行在库档案的可视化统计，实时记录档案出入库以及查阅情况，对档案的活动详情生成电子日志，帮助档案管理员了解档案在库期间的所有轨迹，实现量化管理，解决管理员盘点、查询等难题，同时保障档案的在库安全。

东方信腾电子档案管理系统界面截图

2、RFID档案库房管理系统

以RFID技术为依托，将入库纸质档案进行电子标签处理，通过电子标签将纸质档案接入系统进行线上管理。当用户需要使用纸质档案时，可通过系统对档案进行精准查找、精准定位，节省查询档案的时间，提高档案管理员的工作效率。

库房管理系统还可对在库档案的借阅归还情况进行过程追踪以及在库盘点统计，生成档案使用日志，帮助库房管理员实时了解纸质档案的使用情况和状态，解决了人工盘点时间长、纸质档案去向不明等问题。

配套使用的RFID门禁设备，可对所有拥有电子标签的在库纸质档案进行安全管理，没有在系统中进行借阅的档案经过门禁时，会发出强烈警报，提醒管理员查看并核验档案情况，守护纸质档案安全。

东方信腾RFID档案库房管理系统界面截图

3、库房环境控制系统

以国家档案局对于档案库房的“八防”（防高温、防潮湿、防盗、防火、防霉菌、防光、防尘、防虫）要求为原则，通过部署在库房的各种传感器，对库房内部包括温湿度、空气质量等关键指标进行采集、调控，确保档案库房满足安全标准。

档案库房内部环境控制系统实现了档案库房安全保护由被动人工管理向现代化、智能化、科学化、人性化管理的历史性跨越。该系统采用模块化设计，系统功能强大，便于升级维护。包含温湿度控制子系统、空气质量控制子系统、火警火情报告子系统、漏水警报子系统、驱鼠防虫管理子系统、红外入侵报警管理子系统、库房动态视频监控管理子系统、门禁管理子系统等。档案管理员可根据单位实际情况及需求，弹性选择需要的功能模块。

通过24小时全方位监控库房状况，加强档案安全管理工作，杜绝各类危害档案安全事故发生，确保档案资料安全和大限度延长档案寿命。

东方信腾库房环境控制系统界面截图

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 东方信腾智慧型数字档案综合管理平台以档案管理的高标准、高要求，为包括法院、建筑企业、政府机构在内的多家政企事业单位提供了优质的档案管理服务，在业内拥有良好的口碑。

为了更好的服务客户，并让客户近距离了解智慧档案馆建设，东方信腾联合国家档案局科学技术研究所和深圳市信息职业技术学院，在深圳龙岗档案基地建设实地智慧档案馆实验平台，感兴趣的小伙伴可以拨打咨询服务热线：400-801-8050，预约实地参观，感受智慧档案馆的魅力。

东方信腾智慧型数字档案馆实验平台