档案是关于一个实体、一个公司、甚至一个国家的重要历史文件。它是历史的记录，也是重要事件的具体证据和重要的原始文件。重要的历史记录是纸质文件，所以保护纸质档案的管理具有重要的实际意义。

随着商业的全球化，各行业的档案量迅速增加，档案的管理也出现了一些问题。为了做好企业档案管理工作，我国各级档案管理主管部门制定和发布了许多相关的管理规定和制度，许多企业也投入了大量的人力物力。然而，目前企业档案管理的情况并不尽如人意。企业档案馆作为中国的基层档案机构之一，在人员、硬件设备、管理水平等方面存在很多问题。其原因有主观因素，如企业管理者的档案意识淡薄；客观因素，如人力、物力、财力有限。各种事实表明，越来越多的国内外公司倾向于将其档案工作外包。

自20世纪80年代起，英美国家的政府机构和企业开始普遍接受业务外包这一理念和做法。从20世纪90年代开始，商业性文件中心迅猛发展，出现了以美国“铁山”（Iron Mountain Incorporated）为代表的数千家档案数据管理机构。美国商业性文件中心协会（ACRC）曾经统计了90年代协会会员数量情况：1991年，协会会员数量为380个；到了90年代末，会员数量已经发展到500个。2008年，会员公司已达573个，在全球52个国家和地区建立了2000多个分支机构。有85%以上的世界500强企业都采用了档案外包服务。经过30多年的发展，国外的商业性文件中心已经发展成为一个成熟的行业；国际文件与信息管理服务行业协会的成立，为行业的有序运转提供了组织保障；成熟规范的标准制度和行业准则，为整个行业的自律和监管提供了制度保障；行业内部频繁开展各项交流活动，共享各自的经验与成果，为行业的整体水平的提升提供了保障。

我国的档案业务外包发展较晚，目前我国列入世界500强的企业中，采用档案外包业务的不到5%。我国的档案业务外包工作主要由档案中介机构来完成。经过近十几年的发展，档案外包服务市场上不仅提供档案整理、档案归档、档案寄存、业务培训、咨询等基本事务，也为企业提供档案管理软件开发、档案数据库系统建设、档案网站建设等高科技领域技术服务。让各企事业单位从繁琐的档案管理实务中解放出来，将精力集中到核心业务上，为企业降本增效，提升自己的市场竞争力。

如今，随着我国经济的快速发展，档案量的迅速增加，档案管理难度越来越大，越来越多的企事业单位选择将自己的档案业务外包给档案中介机构，以达到节约成本、提高效率的目的。目前我国社会档案数量每年以不低于46%的速度增长，档案的存量需求与管理服务缺口巨大，档案管理外包业务在中国潜力巨大，相信这种趋势也会促使我国档案外包服务行业专业化、规范化、标准化发展。