档案扫描是档案数字化加工的中心环节，加工公司必须根据所扫描档案幅面的大小选择相应规格的扫描仪或专业扫描仪进行扫描。档案扫描验收，主要检查扫描色彩模式是否按照合同的分辨率要求和模式情况进行，是否反映档案的原貌等。

刚开始数字化加工工作的时候，我们也有过一些争议，主要就是在档案是提供一般性利用，还是可以提供特殊利用，比如原文出版等，因为两者所要求的存储空间差别很大。

根据这几年来的数字化扫描加工工作的进一步发展，存储介质的飞跃发展，我们也逐渐统一了思路，规定了档案扫描的一些基本标准。比如，扫描分辨率:文件均采用彩色色彩模式，分辨率≥300dpi；照片档案：﹤5寸、600×N，5寸600dpi，﹥5寸、600/N。(注:5寸照片采用600dpi分辨率；原照片小于5寸照片N倍的，则分辨率为600×N；原照片大于5寸照片N倍的，分辨率为600/N)。

但在数字化扫描及验收的过程中，发现了很多意想不到的特殊情况。例如：

4.2.1在扫描中发现档案纸张存在油性纸、复写纸、铅笔字、字迹模糊、纸张较差及较薄等情况。具体做法是:在保持档案原貌的前提下进行扫描，并提高分辨率或采用垫白纸再进行扫描，尽量反映档案的原始原貌。

4.2.2在扫描中发现部分档案原件纸张的底色较深，所标页码扫描后看不清楚。具体做法是:用一张白色小纸条写上该页页码，放在该页右上角，然后再进行扫描。

4.2.3在扫描中发现有重份档案、重份照片、重份表格等情况。具体做法是：只扫描一份。

4.2.4在扫描中存在多张零散照片。具体做法是:将照片平铺在白纸上，并在白纸右上角标上页码后再进行扫描。

4.2.5档案存在部分超大、超长、图纸及表格，无法进行扫描。具体做法是：用白纸打上“此页为特大图纸”字样，扫描此页来代替特大图纸并在备注栏注明。

4.2.6在扫描中发现档案上有多张粘贴的小纸条或部分档案纸张粘贴原文且破损严重等情况。具体做法是:为保持档案原貌，用平版扫描仪进行扫描，尽量将档案可视部分扫描出来，如果有遮挡部分，重新进行标页后再另扫一页。

4.2.7档案中有部分大画幅(大于A3幅面)无法一次性扫描。具体做法是:分幅扫描后进行完整拼接或用相机拍摄。

4.2.8档案数字化过程中存在照片底片、锦旗、奖状等实物档案音像档案。具体做法是:把实物档案放于白纸上并在右上角标注相应的页码进行拍照或只对音像封面进行扫描。