一、发展背景

档案是一个单位、一个企业甚至是一个国家的重要历史记录。它是记录历史以及重要事件的具体凭证，是重要的原始文献。重要的历史记录都是以纸质档案为主的文件，因此，保护好纸质档案的管理工作具有重要的现实意义。
随着经济全球化，各行各业档案量迅速增加，档案管理工作也随之显现出了一定的问题。为管理好企业档案，我国各级档案管理行政部门制定颁布了许多相关的管理条例与制度，不少企业也投入了大量的人力与物力。然而，企业档案管理的现状并不尽如人意，作为我国基层档案机构之一的企业档案室无论是在人力配备、硬件设施还是在管理水平上都存着不少问题。究其原因，既有企业管理者档案意识淡薄等主观因素，也存在企业人力、物力、资金有限等客观因素，如何突破企业档案管理发展的瓶颈，走出一条符合企业发展的档案管理新路，是摆在企业档案工作者面前的新问题。大量事实表明，越来越多的国内外企业正倾向于将档案业务进行外包。

二、国外档案外包发展
        自20世纪80年代起，英美国家的政府机构和企业开始普遍接受业务外包这一理念和做法。从20世纪90年代开始，商业性文件中心迅猛发展，出现了以美国“铁山”（Iron Mountain Incorporated）为代表的数千家档案数据管理机构。美国商业性文件中心协会（ACRC）曾经统计了90年代协会会员数量情况：1991年，协会会员数量为380个；到了90年代末，会员数量已经发展到500个。2008年，会员公司已达573个，在全球52个国家和地区建立了2000多个分支机构。有85%以上的世界500强企业都采用了档案外包服务。经过30多年的发展，国外的商业性文件中心已经发展成为一个成熟的行业；国际文件与信息管理服务行业协会的成立，为行业的有序运转提供了组织保障；成熟规范的标准制度和行业准则，为整个行业的自律和监管提供了制度保障；行业内部频繁开展各项交流活动，共享各自的经验与成果，为行业的整体水平的提升提供了保障。

三、国内档案外包发展
        我国的档案业务外包发展较晚，目前我国列入世界500强的企业中，采用档案外包业务的不到5%。我国的档案业务外包工作主要由档案中介机构来完成。现有资料显示，我国最早的档案中介机构是1992年9月成立的浙江省建德市档案事务所和湖州市档案事务所，主要经营档案用品和提供档案整理服务。创建于1993年的上海档案咨询服务中心不仅提供档案整理、档案寄存等服务，还提供档案鉴定评估、档案缩微、人才培训等服务；黑龙江省档案技术服务中心组建于2006年，主要提供档案数字化加工、档案信息资源开发、档案寄存、委托管理、技术咨询、业务培训等服务。经过近十几年的发展，档案外包服务市场上不仅提供档案整理、归档、寄存、业务培训、咨询等基本事务，也为企业提供档案管理软件开发、档案数据库系统建设、档案网站建设等高科技领域技术服务。尤其是目前中国市场上已经发展出了一些像中信、银雁、东港、博泰和窍楚这样为代表的一站式全生命周期服务公司。让各企事业单位从繁琐的档案管理实务中解放出来，将精力集中到核心业务上，为企业降本增效，提升自己的市场竞争力。

如今，随着我国经济的快速发展，档案量的迅速增加，档案管理难度越来越大，越来越多的企事业单位选择将自己的档案业务外包给档案中介机构，以达到节约成本、提高效率的目的。目前我国社会档案数量每年以不低于46%的速度增长，档案的存量需求与管理服务缺口巨大，档案管理外包业务在中国潜力巨大，相信这种趋势也会促使我国档案外包服务行业专业化、规范化、标准化发展。