将部分纸质档案交给专业档案管理机构托管，是企业资源整合、提高核心竞争力、追求效益、实现档案信息资源共享的必然趋势。具体来说档案托管有以下几个好处：
 

降低企业档案管理成本，提高档案利用效率

纸质档案是一个企业宝贵的财富，具有原始凭证和参考价值。以纸张为载体的档案是很脆弱的，它受到环境的温湿度、光线等影响，因此要保护好纸质档案需要一定的投入，这其中包括档案基础设施的投入、人员投入、技术投入及有关管理物资的投入。这些投入对大多数企业来说，都是一笔相当大的开支。如果将这些交给专业档案服务机构托管，不仅节省一大笔费用，而且还由于其应用了专业化、高水平的管理技术与管理手段，档案利用效率也会大幅提高。

减少重复投入现象，降低企业管理风险

档案具有不可再生性的特点，保证档案在任何情况下都处于安全的状态是重中之重。随着每年档案量的持续不断增加和存储年限的延长，企业需要更多的档案存储空间和人员来进行管理，企业必须为这些档案持续投入。在现实工作中，有很多企业库房不达标、聘用兼职人员，给档案的实体安全和信息安全带来一定隐患。档案管理机构由于其专业性、规范性和科学性，能够给档案提供更好的存储环境，延长纸质档案使用寿命，更能保障纸质档案的安全性，降低企业管理风险。

有利于促进企业档案信息化建设 

信息化是档案工作的发展趋势和方向，档案信息化建设需要大量的投入，要有专门的人才和设备。然而，在现有条件下，我国企业把主要的资金都投入到企业的生产和经营上，对企业档案信息化建设的投入非常有限，这在很大程度上制约着企业档案信息化的发展。通过档案管理公司为企业提供的线上管理平台，即使纸质档案异地存储，也能够实现快速调阅，借助于档案外包服务机构在设备、技术、专业人才方面的优势，实现企业档案信息化建设。

有助于提高企业核心竞争力 

档案托管是企业管理的一种创新管理理念与管理方法，它的一个重要目标就是集中企业内部资源，着力提高企业核心竞争力。目前，市场竞争日趋激烈，企业需要更多专业性的组织在各个薄弱环节对其进行帮助。同样，企业也有需要档案专业机构能对其档案管理进行专业性帮助的需求。档案管理业务外包可以使企业从具有低附加值的日常的事务性档案管理业务中解放出来，能够更有效地运用其核心竞争力，把时间、精力和资源集中起来，致力于具有高附加值的战略环节。